AIへの依頼は、1文目に「3点」だけ書く。書式直しの30分が消えた話
夜、その日の仕事の締めに、AIが作った資料を「整える」作業をしていました。
AIの答えから使う部分を選んで、Wordに貼って、書式が崩れて、直す。提出先によってWordだったりPDFだったりスプレッドシートだったりするので、同じ内容を何度も形を変えて整え直す。気づけば30分。作る時間は減ったのに、こういう時間が増えていました。
これを消した方法が、拍子抜けするほど単純だったので共有します。
依頼の1文目に、この3点を書く
中身のお願いをする前に、完成形の条件を先に言う。それだけです。
- 形式 — 「Word形式で」「表はMarkdownで」「A4縦1枚で」
- ファイル名 — 「ファイル名は『2608_見積送付状』で」
- 保存先・用途 — 「そのまま印刷して使う」「メールに貼って送る」
文例はこうなります。
A4縦1枚・Word形式、ファイル名「2608_見積送付状」、そのままメール添付して送れる状態で作ってください。内容は——
なぜ1文目なのか
AIは指示の最初にある条件を強く守ります。中身の指示を長々と書いた最後に「あ、Wordで」と付け足すと、忘れられたり中途半端になったりする。条件が先、中身が後。この順番が効きます。
そしてもうひとつ。用途まで伝えると、AIは「そのまま使える状態」を目指してくれます。「メールに貼る」と言えば件名案まで付いてくる。「印刷する」と言えば余白を考えてくれる。ゴールを知っている助手は、気が利くんです。
まとめ
- AIの出力を「後から整える」のをやめて、「最初から整った状態で出させる」
- 依頼の1文目に、形式・ファイル名・用途の3点
- 条件が先、中身が後
この考え方は、AIの時間泥棒を潰す話の対策のひとつです。毎回同じ条件を書くのが面倒になってきたら、次はコマンド化の出番です。