日程調整メールの書き方｜候補日の出し方とリマインドの言い回し【文例つき】

2026年9月11日｜石渡有沙

打ち合わせの日程を決めるだけなのに、メールが3往復、4往復と続いてしまう。

日程調整は、ことばの丁寧さよりも「1通で決まる情報がそろっているか」で差が出る場面です。現役のオンライン秘書（秘書検定2級）が、候補日の出し方からリマインドの言い回しまで、実務で使っている型をまとめます。

候補日は「3つ以上」「曜日と時間帯つき」で出す

「ご都合のよい日時をお知らせください」とだけ書くと、丁寧なようで、相手はカレンダーを一から見直すことになります。こちらから候補を出すほうが、相手は選ぶだけで済みます。

候補日の出し方には、いくつか決まりごとがあります。

• 候補は3つ以上。1つだけだと、合わなかったときにもう1往復かかります
• 日付には必ず曜日を添える。「9月16日（火）」のように書くと、日付の打ち間違いにも気づきやすくなります
• 時刻は開始時刻だけでなく、幅で出せるなら幅で出す。「13:00〜17:00の間で1時間」のように書くと、相手が選べる範囲が広がります
• 候補を別々の日に散らす。同じ日に3枠並べるより、日をまたいだほうが合う確率が上がります

「来週の火曜」「明後日」のような相対的な言い方は避けます。メールは読まれるタイミングがずれるので、読む日によって指す日が変わってしまうからです。

相手が目上なら「候補＋上記以外も調整します」

取引先の役員など、相手の予定を優先すべき場面では、こちらの候補を押しつけているように見えないかが気になります。

そういうときは、候補を出したうえで一文を添えます。

• 「上記以外の日程でも調整いたしますので、ご都合をお知らせいただけますでしょうか」
• 「ご都合が合わない場合は、候補日をいただけましたらこちらで合わせます」

候補を出す手間はこちらが引き受け、決める主導権は相手に渡す。この組み合わせが、日程調整でいちばん角が立たない形です。

反対に「◯◯様のご都合を優先いたします」とだけ書いて候補を出さないと、結局相手に候補を考えてもらうことになります。気遣いのつもりが相手の手間を増やしてしまうので、注意が必要です。

候補に出した枠は、確定するまで空けておく

候補日を出したら、その時間には別の予定を入れないようにしておきます。いわゆる「仮押さえ」です。

相手が選んでくれた日が、返信したときにはもう埋まっていた。これが日程調整でいちばん気まずい行き違いです。カレンダーに「仮：◯◯様」と入れておき、確定したら本登録、使わなかった枠は外す、という流れにしておくと安心です。

仮押さえをいつまで持つかも決めておきます。候補日を出すメールに返信の目安日を一言入れておくと、双方の予定が宙に浮きにくくなります。

確定の返信は「日時の復唱」と「必要な情報」をまとめて1通に

相手から「◯日でお願いします」と返ってきたら、確定の返信で内容をすべてまとめます。

• 日時（曜日つき・開始と終了）
• 場所、またはオンライン会議のURL
• 参加者
• 当日の議題や、事前に見ておいてほしい資料

日時は、相手の文面からそのまま復唱するのがポイントです。「承知しました」だけで返すと、もしどちらかが日付を読み違えていても、そのまま当日を迎えてしまいます。

この1通が、そのまま当日の案内状になります。相手があとで「会議のURLはどこだったか」と探すとき、見返すのはたいていこの確定メールです。

リマインドは「念のため」で、相手を責めない

打ち合わせの前日や数日前に送るリマインドは、相手が忘れている前提に見えないように書くのがコツです。

リマインドには、確定メールの内容（日時・場所またはURL・参加者）をもう一度載せます。リマインドだけを見れば当日に臨める形にしておくと、相手が元のメールを探す手間がなくなります。

返信が来ないときのリマインドは「行き違い」を先に置く

候補日を送ったのに返信がない。こういうときの確認も、リマインドの一種です。

• 「行き違いでしたら申し訳ございません。先日お送りした日程の件で、改めてご連絡いたしました」
• 「ご多忙のところ恐れ入ります。◯日にお送りした候補日について、ご都合はいかがでしょうか」

「行き違いでしたら」を先に置くと、「返信してくれていないですよね」という責める響きが消えます。メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていた、ということもあります。元のメールを引用するか、候補日をもう一度書いておくと、相手はさかのぼらずに返信できます。

そのまま使える：候補日をお送りするメールの文例

件名：【日程のご相談】◯◯のお打ち合わせについて

◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯の石渡です。 ◯◯の件で、お打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。 以下の候補から、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

・◯月◯日（◯）13:00〜17:00の間 ・◯月◯日（◯）10:00〜12:00の間 ・◯月◯日（◯）15:00〜18:00の間

所要時間：1時間ほど 形式：オンライン（URLは日程確定後にお送りします）

上記以外の日程でも調整いたしますので、お気軽にお知らせください。 恐れ入りますが、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと、その後の手配がスムーズです。 どうぞよろしくお願いいたします。

所要時間と形式を先に書いておくと、相手は「どのくらいの枠を空ければいいか」をその場で判断できます。

そのまま使える：前日のリマインドの文例

件名：【リマインド】明日◯月◯日（◯）14:00〜 お打ち合わせのご案内

◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯の石渡です。 念のため、明日のお打ち合わせについてご案内いたします。

・日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00 ・形式：オンライン ・URL：（会議のURL） ・議題：◯◯について

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

件名に日時まで入れておくと、相手は受信箱の一覧を見ただけで予定を思い出せます。

日程調整で、やらないほうがいいこと

• 日付と曜日を食い違わせる。どちらが正しいのか、相手に確認の手間をかけます。送る前にカレンダーと突き合わせます
• 1通の中で、候補日と別件の相談を混ぜる。返信が片方だけになり、もう片方が埋もれます
• 相手に候補の枠を空けてもらったまま、確定の連絡をしない。相手の側でも仮押さえをしているかもしれません
• 海外の相手に、タイムゾーンを書かずに時刻だけ送る。「日本時間」と明記します

まとめ

• 候補日は3つ以上、曜日と時間帯つきで、別々の日に散らして出す
• 目上の相手には「候補＋上記以外も調整します」で、主導権を相手に渡す
• 確定メールは日時を復唱し、場所・URL・参加者までまとめて1通に
• リマインドは「念のため」、返信の確認は「行き違いでしたら」を先に置いて、相手を責めない

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